Jak stworzyć skuteczną strategię zarządzania wiedzą

Czym jest strategia zarządzania wiedzą?

Zanim powiemy Ci, jak opracować skuteczną strategię zarządzania wiedzą, ważne jest, abyś dokładnie zrozumiał, czym ona jest i dlaczego możesz jej potrzebować. Strategia zarządzania wiedzą jest stosowana w biznesie w celu zapewnienia, że wiedza jest efektywnie dzielona, dystrybuowana i przechowywana w firmie. Opracowanie takiej strategii ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby Twoja firma poruszała się szybko, szybko się rozwijała i pracowała efektywnie. W rzeczywistości, przeciętny pracownik spędza jeden dzień w tygodniu (19,8% czasu pracy) na poszukiwaniu informacji w pracy (Interact Source). To oszałamiająca ilość zmarnowanego czasu, który mógłby zostać wykorzystany na wykonywanie wartościowej i przynoszącej zyski pracy. Skuteczna strategia zarządzania wiedzą powinna określać, w jaki sposób firma będzie zarządzać, przechowywać i udostępniać informacje oraz w jaki sposób będzie stale zwiększać wiedzę swoich pracowników.

Dlaczego potrzebna jest strategia zarządzania wiedzą?

Wraz ze wzrostem i rozwojem firmy ilość informacji, które pozyskujesz będzie drastycznie wzrastać. Jeśli nie masz planu działania w miejscu, które prowadzi swoich pracowników, jak przechowywać, dzielić się i zachować wiedzę, to w końcu zamieni się w bałagan nie do opanowania. Przekonasz się, że masz zdublowane źródła informacji, różne wersje prawdy, wolno działających pracowników, ponieważ brakuje im wiedzy, której potrzebują, aby dobrze wykonywać i wydajność firmy jako całości będzie cierpieć. Przejdźmy więc do kroków, które należy podjąć, aby opracować skuteczną strategię zarządzania wiedzą.

Krok pierwszy - bieżąca analiza

Przeprowadź analizę swojej obecnej sytuacji w zakresie zarządzania wiedzą, skupiając się głównie na pracownikach. Aby to zrobić, należy odpowiedzieć na zestaw pytań, które wskażą kluczowe problemy, na których należy się skupić w celu poprawy sytuacji. Poniżej znajduje się lista 10 pytań, które radzimy zadać.

  1. W jaki sposób moi pracownicy uzyskują obecnie informacje związane z pracą?
  2. Jak łatwo jest im uzyskać te informacje?
  3. Jaki jest najczęstszy rodzaj informacji, do których moi pracownicy potrzebują dostępu na co dzień?
  4. Czy potrzebują dostępu do Internetu, aby uzyskać dostęp do tych informacji, jeśli tak, to w jaki sposób uzyskują do nich dostęp, jeśli nie ma połączenia?
  5. W jaki sposób moi pracownicy komunikują się ze sobą, aby dzielić się wiedzą i pomagać sobie nawzajem?
  6. Czy sposób, w jaki się komunikują jest szybki, skuteczny i niezawodny?
  7. Kto zapewnia, że wiedza, do której mają dostęp, jest aktualna i poprawna?
  8. Czy moi pracownicy pracują wspólnie, aby dzielić się wiedzą, czy też moje zespoły pracują indywidualnie, co uniemożliwia dzielenie się cenną wiedzą?
  9. W jaki sposób upewniam się, że informacje, z którymi się zapoznają są zawsze ulepszane i dopracowywane?
  10. W jaki sposób uzyskuję informacje zwrotne od pracowników na temat dzielonych informacji i kto jest odpowiedzialny za reagowanie na te informacje?

Kiedy już odpowiesz na te dziesięć pytań, możesz zacząć pisać swoją strategię. Będziesz w stanie podkreślić wszystkie obszary, w których możesz potrzebować ulepszeń lub gdzie musisz wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za wymagane zadania.

Krok drugi - Opracowanie procesów zarządzania wiedzą

Procesy mają fundamentalne znaczenie dla dobrych wyników biznesowych. Zapewniają one osiągnięcie dobrych wyników za każdym razem, gdy wykonywane jest działanie oraz to, że wszyscy pozostają na właściwych torach. Konieczne będzie opracowanie procesów dotyczących;

  • W jaki sposób pracownicy przechowują informacje biznesowe. Należy zastanowić się, gdzie powinni je przechowywać, jak je tytułować, jak datować i jak kategoryzować. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli wyjątkowo łatwo znaleźć informacje, których szukają.
  • Jak Twoi pracownicy dbają o to, aby nie powstawały duplikaty informacji. Np. sprawdzanie dokumentów przed ich publikacją na dysku lub platformie.
  • Jak często informacje są aktualizowane?
  • W jaki sposób pracownicy pozostawiają informację zwrotną na temat określonych informacji?
  • Jak często pracownicy powinni być szkoleni w zakresie informacji o firmie, aby zwiększyć ich wiedzę?
  • Procesy związane z usuwaniem lub edytowaniem informacji.
  • Kto jest odpowiedzialny za zapewnienie, że procesy te są realizowane?

Krok trzeci - Rozwijanie kultury dzielenia się wiedzą

Kiedy wiele osób podchodzi do zadania opracowania strategii zarządzania wiedzą, zapomina o przyjęciu kultury, która zachęca do dzielenia się wiedzą i szkolenia. Jeśli Twoi pracownicy nie doceniają znaczenia tego procesu, strategia jest skazana na niepowodzenie. Twoi ludzie mają wpływ na to, czy strategia będzie skuteczna czy nie, dlatego tak ważne jest, abyś ich zaangażował. Aby to zrobić, proponujemy zadać następujące pytania, które wskażą, co i jak należy poprawić.

  1. W jaki sposób pracownicy są nagradzani za dzielenie się wiedzą?
  2. Czy pracownicy wiedzą, jak ważne jest dzielenie się wiedzą?
  3. Czy mamy ambasadora/ambasadorów dzielenia się wiedzą i zwiększania zaangażowania?
  4. Czy kierownictwo podkreśla znaczenie zwiększania i dzielenia się wiedzą?
  5. Czy nowozatrudnieni pracownicy są informowani o znaczeniu wiedzy w Twojej organizacji?
  6. Czy łatwo jest pracownikom szkolić się w zakresie nowej wiedzy?
  7. Czy zwiększanie wiedzy i dzielenie się nią jest integralną częścią rozwoju osobistego?
  8. W jaki sposób moja firma śledzi proces dzielenia się wiedzą i szkoleń?

Zadawanie tych pytań i poznanie odpowiedzi na nie ułatwi Ci ustalenie, jakie obszary musisz poprawić, aby zapewnić kulturę, która poważnie traktuje wiedzę. Kilka z nich może wymagać wysłania ankiety do pracowników, aby uzyskać wgląd w ich myśli i odczucia związane z poszerzaniem i dzieleniem się wiedzą.

Nie możemy przecenić tego, jak ważne jest dla Ciebie opracowanie strategii zarządzania wiedzą. Opracowanie skutecznej strategii może zająć dużo czasu, ale gdy już to zrobisz, korzyści z niej płynące pozostaną z Tobą na długie lata. Możesz zmieniać i udoskonalać swoją strategię w miarę rozwoju firmy, ale będziesz miał jej podstawowe elementy, które nadadzą strukturę Twoim procesom na przyszłość. Więc na co czekasz, rozpocznij swoją strategię zarządzania wiedzą już dziś i obserwuj jak wydajność Twojej firmy zmienia się na zawsze.

Opis autora:

Hayley Biggs Koordynator ds. marketingu w Ocasta

Ocasta jest agencją technologiczną zorientowaną na pracowników, a ich misją jest przekształcanie sposobu, w jaki ludzie pracują. Pomogli już takim firmom jak Virgin Media, Next i Tesco Mobile dzięki swojej platformie wiedzy dla pracowników.